I vantaggi di scegliere un software di gestione stampe in azienda

Ti sei mai chiesto quanto costa alla tua azienda stampare un documento? O quanto incidono nel bilancio le spese per l’acquisto di carta e toner per il tuo parco macchine O ancora, se le tue politiche di stampa sono sicure e tutelano i documenti con dati sensibili e riservati?

Sono questi alcuni dei quesiti che un imprenditore dovrebbe porsi per iniziare a costruire un piano di lavoro ottimizzato per i dispositivi di stampa aziendali. Un percorso importante che può migliorare tutta la produttività dell’impresa, ma che deve essere supportato dagli strumenti giusti. Tra questi, sicuramente ci sono i software di print management, sistemi completi di gestione delle stampanti in azienda progettati per ridurre i costi, abbattere gli sprechi e contribuire alla salvaguardia dell’ambiente. 

Rossetto, al fianco di imprenditori, lavoratori e aziende, dedica un focus proprio a questi software di gestione e ottimizzazione delle stampe per aiutare a fare chiarezza sul tema e comprendere le potenzialità e i vantaggi delle applicazioni di print management.

COSA SI INTENDE PER PRINT MANAGEMENT?

Quando si parla di print management si fa riferimento a un servizio di gestione, ottimizzazione e messa in sicurezza di tutti i processi di stampa in azienda. Uno strumento che, se fino a qualche anno fa, era utilizzato più dalle grandi imprese, ora viene sempre più preso in considerazione anche dalle realtà di dimensioni più contenute proprio per i benefici concreti che apporta a tutta la produttività aziendale.

I VANTAGGI DI UN SERVIZIO DI PRINT MANAGEMENT

Controllo completo e aggiornamento costante del parco macchine

Un software di print management contabilizza ogni singola copia, stampa, scansione e fax, mantenendo il controllo totale e costante delle azioni e dei costi legati al tuo parco stampanti. Un monitoraggio che avviene sia in tempo reale che attraverso dei report, a cadenza personalizzabile, offrendo un quadro esaustivo sull’utilizzo dei dispositivi aziendali in tutte le loro funzionalità: azioni di copia, stampa, fax e scansione contabilizzate per utente, centro di costo e dispositivo. Inoltre questo costante controllo permette anche di monitorare lo stato di salute e aggiornamento dei dispositivi, sia dal punto di vista dell’hardware che del software. Infatti eventuali malfunzionamenti vengono immediatamente segnalati e gestiti, riducendo al minimo i tempi di inattività in azienda.

Taglio dei costi e degli sprechi

Le applicazioni di management per stampanti e multifunzioni incentivano un utilizzo più consapevole e ottimizzato dei dispositivi in azienda portando a un effettivo taglio dei costi e degli sprechi. Infatti ottimizzare i flussi di lavoro, ovvero stampare solo ciò che è davvero necessario, nel momento migliore e da chi è stato abilitato alla stampa, porta a un risparmio mensile in azienda che può arrivare anche al 30%.

Nel dettaglio, le funzioni di ruling e di scripting dei software di print management ottimizzano i flussi, operando su più fronti contemporaneamente:

- reindirizzano le stampe sui dispositivi più appropriati al volume del materiale da stampare

- tengono informato l’utilizzatore sui costi di produzione delle singole stampe, grazie a dei semplici popup di avviso

- riconoscono e bloccano i lavori prodotti su formati di carta errati

- suggeriscono una stampante alternativa se quella selezionata non è disponibile

- lavorano con regole ottimizzate, come l’impostazione automatica di stampa in bianco e nero, in base al formato del documento. Grazie a questa funzionalità intelligente la stampante riconosce quali documenti stampare sempre in bianco e nero a prescindere dai colori di partenza o dall’invio di stampa senza specifiche sulle tonalità da usare.

Maggiore tutela in azienda

I software di print management prevedono anche dei sistemi di autenticazione per l’invio delle stampe che regola di conseguenza anche la trasmissione e la stampa dei documenti con dati riservati o sensibili. Si tratta di sistemi fondamentali per le normative GDPR che incrementano la sicurezza delle stampanti multifunzione, spesso oggetto di cyber attacchi proprio per la mancanza di un controllo puntuale e automatico dei flussi di invio dei documenti ai numerosi dispositivi a cui sono collegate.

Azienda più green

Un servizio di print management permette di ridurre non solo i costi e gli sprechi, ma anche l’impatto ambientale della tua azienda. Infatti ottimizzare i flussi di stampa porta a un importante risparmio di carta ed elettricità, riducendo le emissioni di CO2 dell’impresa, limitando anche i rifiuti da smaltire, come i toner.

PRINT MANAGEMENT: LE SOLUZIONI DI ROSSETTO

Rossetto propone servizi di print management e gestione documentale che possono essere integrati a multifunzioni e stampanti già in uso e offrono funzionalità specifiche, innovative e agili, per snellire i flussi e migliorare la produttività. Tra queste:

• Logs dei lavori di stampa: registrazione di tutti i job di stampa che possono essere ricercati, filtrati e rendicontati in base alle esigenze

• Fatturazione cliente: possibilità di addebitare i lavori di stampa agli account condivisi tramite pop-up consentendo cosi un addebito semplificato

• Politiche di stampa: impostazioni virtuose già preimpostate come fronte-retro e bianco/nero per ridurre sprechi di carta e toner

• Stampa responsabile: incoraggiamento circa stampa responsabile condividendo con gli utenti il report ambientale e dashboard sull’impatto delle sue azioni

• Find-me print: protezione dei documenti tramite il rilascio sicuro sulla multifunzione scelta dall'utente

• Stampa solo previa autenticazione Watermark e "firma digitale"

• Mobility print: lancio dei documenti da stampare da dispositivi mobili

• Print Deploy: elimina la complessità della distribuzione delle code di stampa garantendo in modo automatico il giusto driver e la giusta coda di stampa per la persona giusta nella corretta ubicazione

• Site servers: opzione di resilienza per sopperire all'eventuale down time della rete

• Private cloud: riduzione delle spese di infrastruttura implementando il software in un ambiente privato in Cloud

• Reportistica: report dati e flussi semplici e predefiniti oppure avanzati e personalizzati

Gli specialisti Rossetto sono sempre a tua disposizione per costruire insieme un piano di lavoro ottimizzato, scegliendo i dispositivi e i software di gestione stampe più adatti alla tua azienda.