Come allestire una sala riunioni moderna ed efficiente

Da sempre le sale riunioni rappresentano uno dei luoghi chiave in azienda. Un ruolo che, con l’affermazione post pandemia di forme di lavoro ibride e flessibili, è mutato richiedendo una ricerca e personalizzazione di progettazione e fornitura ancora più attente.

Oggi le sale meeting aziendali non sono più solamente uno spazio fisico condiviso di discussione ma un epicentro di aggregazione e innovazione che deve essere dotato delle tecnologie più avanzate per garantire un'interazione fluida e proficua tra i partecipanti, anche e soprattutto quando non condividono lo stesso spazio fisico.

Ma come attrezzare una sala riunioni di design ed efficiente che apporti valore ad azienda, lavoratori e ambiente? Gli specialisti Rossetto dedicano un approfondimento agli elementi fondamentali nella progettazione e allestimento di una meeting room.

1. Studio strategico degli spazi della sala meeting

Per identificare i dispositivi più idonei per la tua sala meeting è importante uno studio preliminare degli spazi che ne valuta dimensioni e tipologia -huddle, medium o boardroom- flussi, strumenti e lavoratori coinvolti, oltre a comprendere che tipo di funzionalità dovrà garantire. Particolarmente utile anche un’analisi dell’illuminotecnica, dell’acustica e delle modalità di riduzione dei consumi. Tra le informazioni più importanti che vengono acquisite in questo momento di analisi:

- quantità massima e minima delle persone coinvolte nelle riunioni

- abitudini nello svolgimento dei meeting e dispositivi utilizzati: pc, supporti, monitor interattivi

- tipologia di software utilizzato per la condivisione dei dispositivi tra i partecipanti

- aspetti da migliorare

2. Monitor per sale riunioni e lavagne interattive

Dopo aver concluso l’analisi degli spazi, si procede con la selezione della tipologia di dispositivi più idonea alla sala meeting da attrezzare. Un ruolo primario è svolto dal monitor, punto focale di ogni riunione. Si dovrà stabilire il numero di monitor da installare, la loro collocazione e quali funzionalità devono garantire. Nell’ambito dei monitor per le sale meeting, da evidenziare l’utilità di scegliere una lavagna interattiva, a cui abbiamo dedicato un approfondimento in questo articolo.

3. Sistema di videoconferenza per sala riunioni

Un altro elemento chiave che permette ai partecipanti, sia presenti che in modalità remota, di vedersi e interagire nel modo migliore sono le webcam per videoconferenze. Da valutare la risoluzione, l’ampiezza del campo visivo, le capacità di movimento come zoom, inclinazione e panoramica. Altro fattore di rilievo è la posizione di installazione che dovrebbe garantire la copertura totale e migliore della stanza in cui si tiene il meeting. Per quanto riguarda le diverse tipologie di videocamere, ne esistono molte varianti, in base alle esigenze. Rossetto suggerisce due opzioni versatili e altamente efficienti, come le videocamere all-in-one o le barre video con altoparlanti integrati che funzionano come unica piattaforma di elaborazione con il vantaggio di avere meno componenti, cavi e punti di connessione.

4. Sistemi audio: microfoni e cuffie

Anche microfoni e cuffie sono essenziali in una riunione: da valutare, in base alle caratteristiche dello spazio, se sono sufficienti i sistemi audio integrati alle webcam in dotazione o se sia necessario un sistema audio agguntivo. In generale è preferibile scegliere soluzioni con funzionalità di cancellazione del rumore e altoparlanti di qualità che danno la possibilità di attivare e disattivare l’audio con facilità.

5. Software di condivisione contenuti

Un altro aspetto cruciale per le tue riunioni riguarda la scelta del software o dell’app da installare negli strumenti utilizzati nelle riunioni per la condivisione. Il sistema deve garantire un'ampia compatibilità su tutti i fronti, permettendo di utilizzare qualsiasi piattaforma di videoconferenza e di condividere i contenuti da qualsiasi dispositivo e con qualsiasi configurazione AV o di sala.

6. Accessori aggiuntivi

Controller per avviare, terminare e programmare le riunioni in modo condiviso, pannelli di segnalazione e pianificazione meeting, cavi e connettori: accessori che non vanno dimenticati perché concorrono a completare la tua meeting room tecnologica.

7. Arredo sala riunioni

Un elemento altrettanto importante che spesso viene trascurato a favore delle attrezzature è l’arredamento delle meeting room. Per favorire l’efficienza e il comfort di chi partecipa fisicamente alla riunione in azienda è bene scegliere con cura sedie e tavolo per la sala riunioni, senza tralasciare l’illuminazione (in questo articolo puoi approfondire il tema dello studio della luce in ufficio), l’acustica e gli accessori utili all'operatività come pannelli fonoassorbenti, portapenne, cartelline e tutto ciò che è necessario in base al tipo di meeting.

Rossetto, il partner per la realizzazione della tua sala meeting

Quando si deve rinnovare o attrezzare una sala meeting è molto utile rivolgersi a un unico fornitore certificato, come Rossetto, che propone sia il servizio di progettazione che la completa fornitura della sala meeting.

Nel dettaglio, Rossetto mette a disposizione:

-servizio di riprogettazione strategica per sale meeting

-sistemi di videoconferenza intelligenti con diverse modalità di inquadratura e tracciamento per creare l'esperienza migliore

- supporti audio con cancellazione dei rumori e massima qualità del suono

- software di gestione cloud per una gestione completa dei dispositivi collaborativi

- soluzioni di conferenza wireless

- pc a noleggio

- monitor interattivi

- sistemi di prenotazione della sala meeting

- soluzioni di archiviazione cloud

- arredi, come tavoli per sale riunioni, sedie e complementi

Progettare ed equipaggiare una sala meeting con le giuste tecnologie può incrementare l'efficienza delle riunioni e della collaborazione all'interno dell'azienda. Investire in questi strumenti significa investire nel futuro del lavoro.

Scegli di farlo insieme a Rossetto.